‘Formulier voor ons allemaal’
Voor een goede hulpverlening is samenwerking tussen de verschillende betrokken instanties heel belangrijk. Andere werkwijzen, methodes en verwachtingen veroorzaken soms misverstanden. Een gezamenlijke gesprekstool voor de Gecertificeerde Instelling (GI) DJGB en zorgaanbieders moet dat voortaan voorkomen
De gesprekstool is gemaakt door Mirjam Zevering, manager bij DJGB. Zij ontwikkelde het hulpmiddel voor haar MBA dissertation. Deze kreeg de titel: ‘Suboptimale samenwerking vanuit DJGB met ketenpartners belemmert reductie kinderbeschermingsmaatregelen’.
De tool is een gespreksformulier dat alle betrokken organisaties uit de regio kunnen gebruiken bij start van de samenwerking rond een jongere of gezin. Denk daarbij naast DJGB als GI aan bijvoorbeeld zorgaanbieders als Leger des Heils, Youké en Levvel. In het formulier worden duidelijk afspraken gemaakt en verwachtingen van elkaar besproken en vastgelegd.
Wat delen met wie?
“Zo helpen we elkaar om bij de start, voorafgaand aan de samenwerking, concrete afspraken met elkaar te maken. Op deze manier hopen we dat het voor een ieder duidelijker is wat er nodig is om onze beider taak en verantwoordelijkheid samen uit te kunnen voeren, in het belang van de cliënten. Wat delen we met wie? Wat is de frequentie, hoe hebben we contact met elkaar, hoe vaak? Per telefoon, mail of app? Het lijkt misschien vanzelfsprekend maar dat is het niet. Het is belangrijk om duidelijke afspraken te maken waardoor iedere partij zijn rol zo optimaal mogelijk kan uitvoeren. We denken te vaak dat iedereen dat wel weet of begrijpt, dat is niet zo. Alle organisaties werken anders. De kracht zit hem dan ook vooral in het feit dat de gesprekstool een formulier is van ons allemaal. Een vragenlijst die alle organisaties kunnen gebruiken en herkennen. Want die lijst heb ik gemaakt op basis van input van alle betrokken partijen”, zegt Mirjam Zevering.
Rol van de GI
Tijdens het onderzoek voor haar dissertation kreeg Mirjam de bevestiging van het idee dat zorgaanbieders niet alleen onderling verschillend werken, maar dat ze ook vaak niet precies weten wat de rol van de GI is. “Wij, van DJGB, denken dat iedereen wel snapt wie we zijn en wat we doen, maar dat blijkt in de praktijk lang niet altijd het geval.”
Als zorgaanbieders bijvoorbeeld niet weten wanneer en hoe vaak de rapportages van de GI naar de rechtbank moeten, kan dat leiden tot grote frustraties, stelt Zevering. De gesprekstool kan dat voorkomen. In een oogopslag is daar te zien wie wat en wanneer doet in de samenwerking.
Problemen voorkomen
“Hierin worden duidelijke afspraken gemaakt over werkwijzen en wat er nodig is in het belang van de cliënten. Tot nu toe gebeurde dat vaak pas nadat er problemen waren ontstaan. Die willen we hiermee voorkomen.”
Zevering hoopt met deze versterking van interprofessionele samenwerking tussen DJGB en haar ketenpartners bij te dragen aan het terugdringen van kinderbeschermingsmaatregelen en het verkorten van doorlooptijden en daarmee aan betere ondersteuning voor gezinnen. Bovendien studeerde ze hiermee cum laude af.
