De Jeugd- & Gezinsbeschermer kan betrokken raken bij jouw gezin als er zorgen zijn over jouw kind(eren) of jouw gezin, of als jouw kind. Wij bieden dan begeleiding om samen met jou de thuissituatie veiliger te maken of om jouw kind te helpen goede keuzes te maken. Onze maatschappelijke opdracht is om kinderen te beschermen, zoals vastgelegd in de Jeugdwet. Om deze opdracht te kunnen vervullen, verwerken we de persoonsgegevens van onze cliënten, wat ook in de Jeugdwet staat (artikel 7.3.8 lid 1 Jeugdwet). Dit is onze wettelijke verplichting en de grondslag van de verwerking van gegevens over jou en je gezin.

In het dossier van jouw kind en gezin worden persoonsgegevens, zoals naam, adres, geboortedatum en BSN, en belangrijke inhoudelijke informatie bewaard. Deze informatie kan door jou zijn verstrekt, maar ook van andere instanties afkomstig zijn, zoals de Raad voor de Kinderbescherming, een school of huisarts. Het dossier bevat privacygevoelige informatie die zorgvuldig wordt behandeld door De Jeugd- & Gezinsbeschermers.

Het is in principe verboden om bijzondere categorieën van persoonsgegevens te verwerken, zoals gegevens over gezondheid of strafrechtelijke gegevens. Echter, voor De Jeugd – & Gezinsbeschermer is dit geregeld in de uitvoeringswet AVG, waardoor we deze gegevens mogen verwerken om jou en/of jouw gezin goed te begeleiden en te kunnen verantwoorden (artikelen 30 lid 2 sub b en 33 lid 1 Uitvoeringswet AVG).

Alle jeugdzorgwerkers die betrokken zijn bij jouw begeleiding en die ’s avonds of in het weekend bereikbaarheidsdienst hebben, hebben toegang tot jouw dossier. Ook gedragswetenschappers, juristen en leidinggevenden (of hun gemandateerden) kunnen je dossier inzien voor besluitvorming, controle en klachtbemiddeling. Medewerkers van de cliëntenadministraties hebben toegang tot jouw dossier voor administratieve taken.

De medewerkers van De Jeugd- & Gezinsbeschermers zijn verplicht tot geheimhouding. Het kan zijn dat jouw dossier wordt uitgekozen voor wetenschappelijk onderzoek in samenwerking met hogescholen en universiteiten. In dat geval gelden strikte voorwaarden en worden er nooit persoonsgegevens opgenomen in de eindrapporten. Jaarlijks worden financiële en kwaliteitscontroles uitgevoerd door accountants en het Keurmerk Instituut, waarvoor steekproefsgewijze toegang tot dossiers kan worden gevraagd.

In het geval dat inspecties of instanties zoals inspectie Justitie en Veiligheid, Nationale Ombudsman, Kinderombudsman of Autoriteit Persoonsgegevens een onderzoek uitvoeren in de organisatie van De Jeugd- & Gezinsbeschermers, zijn ze verplicht om toegang te verlenen tot dossiers. Inspecties zoals de inspectie Gezondheidszorg en Jeugd hebben ook toegang tot dossiers bij onderzoeken binnen de organisatie, waarbij geheimhoudingsverklaringen zijn ondertekend door medewerkers.

De uitwisseling van persoonsgegevens door De Jeugd- & Gezinsbeschermers vindt plaats in bepaalde situaties waar toestemming niet vooraf wordt gevraagd. Dit kan onder andere gebeuren in gevallen waarin gegevens moeten worden uitgewisseld met de Raad voor de Kinderbescherming en de rechterlijke macht ter bescherming van het kind. Ook kan er informatie worden gedeeld met hulpverleners en instanties die betrokken zijn bij de hulpverlening, zoals in casusoverleggen.

Daarnaast kunnen gegevens worden verstrekt aan de klachtencommissie of het tuchtcollege in geval van (tucht)klachten of juridische procedures. In situaties waarbij een medewerker van mening is dat het delen van persoonsgegevens noodzakelijk is om ernstig nadeel, een strafbaar feit of gevaar te voorkomen, kan informatie worden verstrekt aan bijvoorbeeld de politie.

Als laatste kan De Jeugd – & Gezinsbeschermers persoonsgegevens doorgeven aan gemeenten voor controle van facturering. Hierbij gaat het om gegevens zoals naam, adres, BSN en de ingezette dienstverlening.

Dossier inzien:

– Je kunt om inzage in jouw dossier vragen, maar alleen gegevens over jouzelf of over jouw kind waarover je gezag hebt.

– Gegevens over andere personen in het dossier kunnen alleen worden ingezien met toestemming van die ander.

Inzage dossier door jeugdige:

– Jonger dan 12 jaar: De jeugdige kan in principe niet zijn eigen dossier inkijken, alleen een wettelijk vertegenwoordiger kan dat namens de jeugdige doen.

– Tussen 12 en 16 jaar: Zowel de jeugdige als de wettelijk vertegenwoordiger kunnen het dossier inzien, zonder toestemming van de jeugdige nodig te hebben.

– 16 jaar of ouder: Alleen de jeugdige heeft recht op inzage. Toestemming van de jeugdige is vereist voor de wettelijk vertegenwoordiger om inzage te krijgen.

Andere rechten:

– Naast inzage heb je ook recht op een afschrift van de persoonsgegevens uit het dossier.

– Correctie van persoonsgegevens, aanvulling van onvolledige gegevens, verwijdering van onrechtmatig verwerkte gegevens en beperking van verwerking kunnen worden aangevraagd.

– Verzet tegen verwerking van persoonsgegevens voor specifieke doeleinden is ook mogelijk.

Als je inzage wilt in jouw dossier of een afschrift ervan wil ontvangen, kan je dit verzoek indienen bij je jeugdzorgwerker of diens leidinggevende. Het is het beste om dit per e-mail te doen, maar mondeling is ook mogelijk. Geef duidelijk aan welke specifieke gegevens je wilt inzien of ontvangen, en of je ook toegang wilt tot informatie over anderen, zoals je kinderen.

Je krijgt binnen 4 weken een beslissing op jouw verzoek.

Als je gebruik wilt maken van andere rechten, zoals het corrigeren van onjuiste informatie, kan je dit ook laten weten aan de jeugdzorgwerker of diens leidinggevende, bij voorkeur per e-mail. Zorg ervoor dat je uitlegt waarom je dit verzoek doet en welke gegevens gewijzigd moeten worden. Ook hierbij ontvang je binnen 4 weken een beslissing.

De Jeugd- & Gezinsbeschermer moet de persoonsgegevens uit jouw dossier of dat van jouw kind ten minste 20 jaar bewaren volgens de wet. De maximale bewaartermijn is echter 30 jaar na het meerderjarig worden van jouw kind.

Vernietiging van afgesloten dossiers

Vanaf 1 januari 2025 zal De Jeugd- & Gezinsbeschermer beginnen met het vernietigen van afgesloten dossiers waarvan de bewaartermijn is verstreken. Deze bewaartermijn is de periode waarin De Jeugd- & Gezinsbeschermer verplicht is een dossier te bewaren. Voor een Ondertoezichtstelling en Voogdijmaatregel is dit 30 jaar. Deze termijn begint na het meerderjarig worden van het kind, dus na de achttiende verjaardag.

Let op: Als de bewaartermijn van een dossier is verstreken, is het niet meer mogelijk om dit dossier op te vragen.

Enkele dossiers worden niet vernietigd, zelfs na het verstrijken van de bewaartermijn. De Jeugd- & Gezinsbeschermer is namelijk verplicht om enkele dossiers te bewaren, zij het in beperkte mate. De kans dat het dossier van jou of jouw kind hierbij zit is dus klein. Mocht je hierover vragen hebben, dan kun je contact opnemen via privacy@dejeugdengezinsbeschermers.nl  of via het algemene telefoonnummer van De Jeugd- & Gezinsbeschermer, 088 – 777 80 00  en vragen naar de privacycoördinator.

Vanaf 1 januari 2025 zal De Jeugd- & Gezinsbeschermer afgesloten dossiers vernietigen waarvan de bewaartermijn is verlopen. De bewaartermijn is de periode waarin De Jeugd- & Gezinsbeschermers verplicht is om een dossier te bewaren, afhankelijk van het type maatregel. Voor een Ondertoezichtstelling en Voogdijmaatregel is dit 30 jaar. Deze termijn begint na het bereiken van de meerderjarigheid, na de achttiende verjaardag.

Let op: Na afloop van de bewaartermijn is het niet mogelijk om het dossier op te vragen.

Sommige dossiers worden echter niet vernietigd, zelfs niet na het verstrijken van de bewaartermijn. De Jeugd- & Gezinsbeschermers is verplicht om een aantal dossiers te behouden, hoewel dit er slechts enkele zijn. De kans dat het dossier van jou of je kind hierbij zit, is dus klein. Als je hierover vragen hebt, kun je contact opnemen via privacy@dejeugdengezinsbeschermers.nl of via het algemene telefoonnummer van De Jeugd- & Gezinsbeschermer, 088 – 777 80 00 en vragen naar de privacycoördinator.

De bescherming van jouw persoonsgegevens is van het grootste belang voor ons en daarom hanteren we strikte beveiligingsmaatregelen om ervoor te zorgen dat jouw data veilig is. We maken gebruik van verschillende technische en organisatorische maatregelen, zoals firewalls en virusscanners om ongeautoriseerde toegang tot jouw gegevens te voorkomen. Daarnaast hebben we een strikt wachtwoordbeleid, login van toegangspogingen, gedragsregels en regelmatige bewustwordingscampagnes voor onze medewerkers om ervoor te zorgen dat jouw gegevens beschermd blijven tegen bedreigingen van buitenaf. Jouw privacy is onze prioriteit en we doen er alles aan om ervoor te zorgen dat jouw persoonsgegevens veilig worden opgeslagen en verwerkt.

Als je het niet eens bent met de beslissing van ons met betrekking tot je verzoek op basis van de AVG, of als je bezorgd bent over de manier waarop we je persoonsgegevens behandelen, heb je het recht om contact op te nemen met de Functionaris Gegevensbescherming (FG). De FG kan een onafhankelijk advies geven naar aanleiding van jouw standpunt. Je hebt ook de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de autoriteit, persoonsgegevens of om het voor te leggen aan de rechter.

Je kunt de Functionaris Gegevensbescherming bereiken via de volgende contactgegevens:

De Jeugd- & Gezinsbeschermers

Postadres

Postbus 12685

1100 AR Amsterdam

E-mailadres: FG@pvj.nl

Of per post naar:

Postbus 12685

1100 AR Amsterdam

t.a.v. de functionaris gegevensbescherming

Voor meer informatie of om een klacht in te dienen bij de autoriteit persoonsgegevens, kun je contact opnemen via:

Autoriteit Persoonsgegevens

Telefoonnummer: 088 – 1805 250

Website: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/informatie-en-meldpunt-privacy

Voor de privacyverklaring van Jeugdzorg Nederland klik je hier.